如何设计原始凭证

在设计自制原始凭证时，应着重考虑下列几个问题：每一类经济业务发生时需要记录哪些方面的内容;处理各类经济业务分别需要经由哪些手续;据以编制记帐凭证或登记分类帐、日记帐时各有哪些要求;审核原始凭证应把握哪些要件等。据此规定原始凭证设计的种类、内容、格式和联次等。原始凭证设计的基本内容包括：原始凭证的名称;接受凭证单位的名称;填制凭证的日期;经济业务的内容摘要;经济业务所涉及到的数量、单价和金额;填制凭证单位、人员的签章;凭证的编号;凭证的联次、附件等。设计原始凭证的基本步骤包括以下五个方面：第一，确定所需原始凭证的种类。第二，明确各种原始凭证的用途。第三，拟定原始凭证的格式。第四，规定原始凭证的传递程序。第五，严格原始凭证的保管制度。在原始凭证设计过程中，还应注意遵循下列要求：第一，要适应企业生产经营的特点，兼顾统计部门、业务部门以及其他有关部门对业务管理的具体要求;第二，要适应企业内部机构设置和人员分工情况，贯彻内部控制制度，加强各业务部门和经办人员的责任意识，防止错误及舞弊行为;第三，要保证会计凭证简便易行，促使会计信息及时、高效传递;第四，要正确处理好借鉴与改进的关系，尤其对于有统一规范格式的原始凭证，如非必要应尽量采用，以简化设计工作，保证会计实务规范统一。以下存货收发业务为例说明有关原始凭证的设计。记录存货收发的原始凭证如原材料入库单、领料单、材料耗用汇总表、产成品入库单、销货发票等。其格式见表2-1、表2-2、表2-3。表2-1材料入库单材料类别：年月日第号供应单位材料名称编号规格单位数量单价金额合同数量保管仓库号：合计备注：表2-2限额领料单年月日限额材料名称：规格：编号：日期领用数累计领用节约或超支领料人发料人数量单价金额表2-3材料耗用汇总表年月日耗用产品或部门领料单张数数量单价金额实际价计划价实际价计划价A产品B产品C产品管理部门车间耗用其他部门合计表2-1中的单价指实际单价，“备注”栏登记验收情况，如短缺、盈余、质量是否相符等。“合同数量”栏可记录合同中规定的数量和质量(如一等品、合格品等)，以便与实收情况比较。表2-2在右上角有限额记录，若本月合计领用数低于限额则为节约，反之为超支，记入“节约或超支”栏，超支用“-”号表示，每次领用都必须由领料人和发料人签章。表2-3若领用某种材料，则可列示实际单价和计划单价，若领用多种材料，则可只填实际价或计划价，“实际金额”和“计划金额”两栏是汇总数字，无论领用一种或多种材料都可填列。